تنخواه گردان (دانلود رایگان فایل)

تنخواه چیست؟

تنخواه مبلغی است که شرکت‌ها برای پرداخت هزینه‌های جزء به شخصی که به عنوان تنخواه گردان نامیده می‌شود پرداخت می‌شود که شخص تنخواه گردان باید این هزینه‌ها را که توسط حسابداری یا مدیریت با یک کارتی در اختیار ایشان قرار داده می‌شود پرداخت کند تا روند هزینه‌ کردن در شرکت‌ها با سرعت خیلی بیشتری و بدون معطلی انجام شود.

تنخواه گردان همیشه شخص مورد اعتماد حسابداری و مدیریت بوده است.

موارد مصرفی تنخواه

تمام هزینه‌های جرئی شرکت را شامل می‌شود. به طور مثال هزینه‌های آژانس، خرید ملزومات اداری، پرداخت هزینه بنزین و نفت و …، اصولا مواردی که هزینه پرداختی آن کمتر از ۱ میلیون تومان باشد را شامل می‌شود که البته خیلی از این هزینه‌ها در اکثر شرکت‌ها که بیش از عرف مجموعه باشد باید با اجازه مسئول مربوطه (حسابداری و در برخی از موارد مدیریت) باشد ولی در بیشتر مواقع با تشخیص تنخواه گردان بدون گرفتن اجازه خاصی انجام می‌شود.

مهمترین اهداف ایجاد تنخواه در شرکت‌ها

اهداف اصلی از ایجاد حساب تنخواه گردان شامل این 3 مورد است:

پرداخت آسان و سریع هزینه ها: با استفاده از تنخواه هزینه های جاری و جزئی شرکت با سرعت و دقت بیشتری انجام می شود، اما فقط همین نیست، در برخی شرایط می توان از تنخواه برای پرداخت هزینه های مهم و ضروری که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آن ها وجود ندارد استفاده کرد.

کاهش حجم عملیات های حسابداری: استفاده از تنخواه برای پرداخت باعث کاهش حجم عملیات های پرداخت و در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری در یک مجموعه می شود. هر چه پرداخت های یک شرکت به سمت پرداخت های بانکی یا صندوق شرکت پیش برود سرعت در پرداخت کاهش پیدا می کند و عملیات حسابداری را در شرکت طولانی تر و پیچیده تر می کند، اما پرداخت بخشی از هزینه ها با استفاده از تنخواه برای پرداخت از این فشار می کاهد.

کنترل وجوه نقد مجموعه: کنترل وجود نقد برای هزینه های جزئی و نقدی شرکت، خود امری مهم است که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار آسان می شود.

روال کار تنخواه گردان

محاسبه توسط تنخواه گردان

به این صورت هست که باید تمام هزینه‌های جزئی حتی کوچکترین هزینه‌هایی که در شرکت انجام می‌شود را نوشته و سند مربوطه به هر کدام را جداگانه نوشته و به حسابداری تحویل دهد. تمام این سند ها باید امضا و تاییدیه شخص مربوطه را داشته باشد؛ این حساب دارای  ماهیتی بدهکار است و ثبت آن از طریق بدهکار کردن حساب تنخواه گردان و بستانکار کردن وجه نقد یا بانک انجام می‌شود.

این اسناد باید به طور کامل با ثبت زمان و هزینه در دفتر بایگانی باشد و سپس این اسناد باید توسط مدیر حسابداری و مدیر تنخواه امضا شوند و در بایگانی شرکت در حساب تنخواه ذخیره شوند.

در برخی از شرکت‌ها حسابدار مجموعه و در برخی از شرکت‌ها مسئول تدارکات و یا مدیر داخلی شرکت این مسئولیت را می‌پذیرند. در آخر مقاله نمونه‌ای از سند تنخواه را به رایگان برای شما قرار خواهم داد.

در تشکیل حساب تنخواه چه مواردی را باید رعایت شود؟

قبل از تشکیل این حساب باید صلاحیت تنخواه گردان در به عهده گرفتن این مسئولیت خطیر ثابت شود. سپس میزان پولی که باید در اختیار این فرد قرار بگیرد، توسط هیئت مدیره مشخص شود و از پرداخت وجه‌ها به صورت پراکنده و نامنظم  باید خودداری شود. همچنین پرداخت تنخواه به فرد مورد نظر باید به صورت دریافت رسید معتبر انجام شود.

فرد تنخواه گردان باید هزینه‌هایی را که از حساب تنخواه انجام می دهد، با فاکتور معتبر به حسابداری شرکت تحویل دهد، سپس حسابی که برای تنخواه انتخاب می شود باید به موقع شارژ شود و اسنادی که توسط تنخواه گردان ارائه می شود باید به طور کامل بایگانی شوند.

نکته: برای حساب تنخواه حتما باید یک حساب جداگانه باز شود و به هیچ عنوان نباید به حساب شخص تنخواه گردان واریز گردد.

وظایف تنخواه گردان

مسئول تنخواه براساس نیاز مدیریت و سیاستهای داخلی به  طور معمول به دو حالت وظایف و مسولیتهای خود را انجام میدهد:

حالت اول: تنخواه گردان هزینه ها و خرید های مربوط را خود انجام میدهد. در این حالت  برای پرداختهای انجام شده برگ پرداخت خاصی وجود ندارد و فاکتور ها و  اسناد هزینه یا خرید برای  تهیه ی صورت خلاصه های پرداختهای تنخواه گردان مورد استفاده قرار میگیرد.

حالت دوم: تنخواه دار فقط پرداخت کننده میباشد و انجام دادن هزینه ویا خرید در محدوده مسئولیتهای تنخواه دار نمیباشد. در این حالت برای همه ی پرداختها برگ پرداخت صادر میشود  و صورتخلاصه پرداختهای تنخواه بر این مبنا تهیه میگردد .مانند  تنخواه گردان موجود در اداره حسابداری. نمونه فایل در آخر مقاله.

انواع تنخواه گردان

تنخواه گردان خزانه  : ماده 24 قانون محاسبات عمومی

 وجوهی که  در ابتدای سال مالی برای انجام هزینه های لازم وضروری دستگاههای اجرایی کشور مورد نیاز است به وسیله ی بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب در اختیار خزانه داری کل قرار می گیرد که در پایان سال باید پرداخت شود.

تنخواه گردان استان : ماده 2۵ قانون محاسبات عمومی.

وجوهی که خزانه داری کل ازمحل تنخواه خزانه درابتد هر سال مالی به حساب خزانه ی معین استان پرداخت میکند. این مبالغ جهت نیازهای  ضروری استان ها پرداخت میشود.

ماده 26 قانون محاسبات عمومی :  تنخواه‌گردان حسابداری

وجوهی که به وسیله ی خزانه ی معین استان از محل تنخواه گردان استان برای  پرداخت کردن  هزینه های ضروری دستگاههای اجرایی استان به شکل غیر قطعی در وجه ذیحساب دستگاههای اجرایی پرداخت میشود.

تنخواه گردان پرداخت : ماده 2۷ قانون محاسبات عمومی

 وجوهی است که از محل تنخواه حسابداری برای انجام هزینه های ضروری توسط ذیحساب دستگاه اجرایی در اختیار عامل ذیحساب  یا کار پرداز قرار می گیرد و در پایان سال مالی  باید مانده ی آن تصویه شود.

رسیدگی به اسناد تنخواه گردان

اسناد قابل پرداخت از طریق تنخواه طی مراحل زیر انجام می‌شود :

قبل از پرداخت:

در حالتی که تنخواه گردان خود انجام دهنده هزینه است. رسیدگی فقط به شکل  آگاهی دادن به مسئول مالی از ماهیت پرداخت انجام می‌شود.

ودر حالتی که فقط پرداخت کننده باشد، رسیدگی های لازم برطبق ضوابطی که در امور مالی موجود است اعمال میگردد. سپس بعد از اینکه صحت آنها تایید شد اقدام به پرداخت میشود.

بعد از پرداخت:

اسناد ی که از طریق تنخواه گردان پرداخت میشود به همراه صورت خلاصه مربوط، به امور مالی ارسال میشود. امور مالی برطبق  ضوابطی که تعیین شده بررسی های لازم را انجام داده و بعد  از تأیید اسناد، مراحل تأمین تنخواه گردان انجام میشود.

 اسناد مربوطه

برگ پرداخت تنخواه

مجوز ایجاد تنخواه

در رسید تنخواه باید چه مواردی ذکر شود؟

در رسیدی که توسط تنخواه گردان به حسابداری ارائه می شود، مبلغی که هزینه شده است، باید  دقیق به عدد و به حروف قید شود. همچنین باید نام فروشگاه یا سازمانی که از آن خرید انجام شده است، به دقت نوشته شود. در انتها تنخواه گردان و مدیر حسابداری باید  رسید را امضا کنند. همچنین در این رسید باید به عنوان یک رسید رسمی، شناسه اقتصادی و موسسه مورد نظر، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور، شماره سریالی که بر روی فاکتور چاپ شده است، به طور کامل مشخص باشد و هیچ خدشه به آن وارد نشده باشد و همچنین عدد به طور کامل در آن درج شده باشد.

فاکتور تنخواه دارای خدشه و بدون درج موارد فوق، فاقد اعتبارات لازم می باشد و نمی تواند در حساب بایگانی شرکتی ثبت شود.

فهرست صورت هزینه های تنخواه

دربرخی ازشرکتها حساب تنخواه درپایان دوره مالی ازطریق تسویه حساب با مسئول تنخواه درمقابل حساب بانک یاصندوق بسته می شود. گاهی نیز امکان دارد مانده تنخواه گردان از یک دوره به دوره بعدی انتقال یابد. این دوره بسته به سیاست شرکت ممکن است متفاوت باشد. معمول‌ترین دوره مالی در ایران ۱۵ روزه، یک ماهه، سه ماهه و یک ساله است.

روشهای ثبت  تنخواه گردان

 در ایران برای ثبت تنخواه گردان از دو روش استفاده  میشود که در ذیل به شرح انها میپردازیم :

روش تنخواه گردان ثابت

برطبق این روش در اولین پرداخت وجه به حساب تنخواه ثبت بدهی آن زده میشود و حساب تنخواه بدهکارمیگردد. در پایان دوره معین ثبت معکوس آن انجام می شود وبه همراه آن ثبت سند هزینه ها زده میشود.

در این نوع حساب تنخواه با توجه به نیازهای شرکت، یک مبلغ ثابت برای هزینه های شرکتی در اختیار تنخواه گردان قرار خواهد گرفت و این فرد باید مدارک لازم دال بر خریدهای مرتبط با نیازهای شرکتی را در مدت زمان معلوم به حسابداری تحویل دهد. پس از بررسی مدارک یک چک در وجه تنخواه گردان ثبت می شود. این حساب در طول دوره مالی  برای انجام هزینه های شرکتی هیچ هزینه ای انجام نمی دهد و پس از پایان دوره مالی هم بسته خواهد شد.

در روش ثابت به این علت که مبلغ وجه برای مدت زمان خاصی نزد تنخواه گردان باقی میماند و پس از آن صورت هزینه ها ارسال میگردد و همچنین با توجه به آیین نامه تحریر دفاتر از نظر مالیاتی چندان مورد استفاده ی موسسات قرار نمیگیرد.

روش تنخواه گردان متغیر  :

در روش متغیر بر خلاف روش ثابت به محض اینکه اسناد هزینه ارائه شد ثبت بستانکاری تنخواه زده میشود و برای هزینه های آتی آن شارژ مجدد صورت میگیرد. سقف مبلغی که در این روش تعیین می شود توسط مدیران ارشد تعیین می گردد و زمان مشخصی هم با توجه به حجم خریدهایی که توسط شرکت انجام می شود و در یک بخشنامه تنظیم می شود، مشخص می گردد.

این نوع حساب تنخواه گردان در مدت زمانی که در قرارداد مشخص شده است، باید اسناد موجود برای خریدهای شرکتی توسط تنخواه گردان تحویل داده شوند.

نمونه‌هایی فایل تنخواه

نمونه تنخواه
نمونه تنخواه
نمونه تنخواه

چند نکته در مورد افتتاح حساب تنخواه و فرآیند پرداخت ها

صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت اثبات شود.

میزان وجهی که در اختیار تنخواه قرار می گیرد توسط هیئت مدیره تعیین شود و پرداخت یکبار انجام شود.

در قبال پرداخت انجام شده به حساب تنخواه باید رسید معتبر دریافت شود.

تنخواه دار باید در قبال هزینه های انجام شده از حساب فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند.

اسناد پرداخت که توسط تنخواه دار ارائه می شود باید به خوبی نگه داری و بایگانی شوند.

در صورت تمایل تضمین معتبر مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت شود.

نمونه فرم تنخواه گردان حسابداری

در صورتی که تمایل داشته باشید در فایل زیر می توانید نمونه‌ای از فرم تنخواه گردان حسابداری را مشاهده کنید. لازم به ذکر است که نرم افزارهای حسابداری می توانند به راحتی چنین فرم هایی تهیه کنند و عملیات های حسابداری تنخواه را به راحتی انجام دهند.

البته برای اینکه رسید جنبه رسمی پیدا کند باید دارای شناسه اقتصادی، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور و شماره سریال نیز باشد. در صورتی که موارد بالا موجود نباشد یا رسید دارای خدشه و پارگی باشد اعتبار رسمی ندارد و نمی تواند در بایگانی شرکت ثبت شود.

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

*

code